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長春理工大學研究生學位檔案管理辦法

發布日期:2020-09-08 發布者: 瀏覽次數:

關于印發《長春理工大學研究生學位檔案管理辦法》的通知

校屬各有關單位:

《長春理工大學研究生學位檔案管理辦法》經 2019 年第  9次校長辦公會審議通過,現予以印發,請認真遵照執行。

此通知。

 

長春理工大學研究生學位檔案管理辦法

 

為了加強和規范我校博士、碩士研究生學位檔案的歸檔管理,根據《高等學校檔案管理辦法》等有關文件的規定,結合學校實際,特制定本管理辦法。

一、立卷歸檔管理

(一)研究生院與檔案館負責研究生學位材料歸檔工作的管理與督辦工作。研究生院負責審核各類研究生學位授予名單,確定各類研究生學位材料的歸檔目錄、學位文件材料的填寫要求等工作;檔案館負責學位材料歸檔的業務指導、歸檔驗收、查閱保管、整理入庫、檔案利用等工作。

(二)各學院作為材料形成單位負責立卷,各學院(立卷部門)指定專人管理學位檔案,負責按歸檔要求按時完成研究生學位材料的審查核對、收集整理、立卷歸檔與移交工作。

二、立卷歸檔范圍

當年授予碩士、博士學位人員的學位材料,包括:成績單(卡)、畢業研究生登記表、開題報告評議表、中期考核評價表、學位論文評閱書、申請授予學位審批表、表決票等(各類研究生學位材料歸檔目錄見附件)。

三、立卷歸檔要求

(一)歸檔的研究生學位材料必須是原件。歸檔材料中填寫內容要求準確完整,審核簽字處必須親筆簽字,加蓋公章處必須清晰加蓋紅色印章,公章需加蓋在材料所指定的位置;若無明確指定位置,印章端正、居中壓在形成材料機關署名和日期中心偏下位置。歸檔的研究生學位材料內,需粘貼相片的位置不能空,必須使用膠水粘貼照片以便檔案能夠長期保存。

(二)歸檔的學位文件材料必須字跡工整、清晰,禁止字跡涂改,使用符合檔案要求的書寫材料,如碳素、藍黑墨水;計算機打印的材料必須是激光打印。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅色筆、純藍色墨水筆和色帶打印、噴墨打印等非耐久材料。沒有的內容一律填“無”,不得用斜線(/)代替。

(三)歸檔的學位材料用紙要統一規格,采用國際標準 A4 型(210mm×297mm);拆除學位材料與學位論文中所有的金屬釘,并對破損的材料進行修補完善。 

(四)研究生論文扉頁處密級項必須填寫。無密級應寫明公開,涉密論文按涉密等級分為秘密、機密、絕密。

(五)研究生學位材料歸檔以卷為單位,每位研究生的學位歸檔材料為一卷;每卷學位材料按論文在前、研究生學位檔案在后的順序放置,用鉛筆從“研究生學位檔案封面”開始接續論文打印最后頁碼進行逐頁編寫頁碼,凡有字的頁面(正、反頁面)均須編寫頁碼,頁碼分別標注在正面右上角或背面左上角的空白位置。歸檔的學位材料及其需要歸檔的學位論文用檔案袋裝好,一人一袋,并標明研究生所在學院和學號。

(六)移交檔案時,檔案館根據歸檔要求進行驗收。不符合要求者,檔案館退回學院,限期改正后重新驗收,合格后辦理移交手續。學位檔案的電子版由各學院整理后提交至研究生院學位辦。交接單一式兩份,檔案館與各學院各執一份。

四、立卷歸檔時間

研究生院于每年6月底與12月底完成本學期學位授予工作。各學院在學位授予工作結束后10日內完成本學院授予學位的研究生學位材料歸檔與移交。逾期未完成歸檔工作的,研究生院將會同檔案館進行通報。

五、檔案的查閱

需要對檔案進行查閱的,必須遵照《長春理工大學檔案管理條例》等規定,向學校檔案館提出查閱申請。

六、檔案的轉移

研究生的人事檔案由檔案館按就業協議書或調檔函所列地址以特快專遞(EMS)方式寄出。研究生綜合檔案留存學校檔案館綜合檔案部,以備查閱。

七、本管理辦法由研究生院和檔案館負責解釋,自發布之日起執行。

 

附件:各類研究生學位(畢業)材料歸檔目錄
                (袋內材料及順序)
      一、博士人事檔案歸檔范圍

  1.博士研究生成績卡

  2.畢業研究生登記表

  3.長春理工大學博士學位(畢業)審批表

二、博士綜合檔案歸檔范圍

  1.卷內文件目錄

  2.博士學位(畢業)論文一本

  3.博士研究生學位(畢業)審批材料:

1)博士研究生成績卡

2)長春理工大學博士研究生學位論文開題報告評議表

3)長春理工大學研究生學位論文中期考核評價表

4)博士學位論文評閱書(5位評閱人)

5)博士學位論文評閱意見修改說明

6)博士研究生論文創新點和學術成果簡況表

7)長春理工大學博士學位(畢業)審批表

8)研究生論文答辯表決票

三、學術型碩士人事檔案歸檔材料范圍

  1.畢業研究生登記表

  2.碩士研究生成績單

  3.長春理工大學碩士學位(畢業)審批表(學術型)

四、學術型碩士綜合檔案歸檔范圍

         1.卷內文件目錄

  2.碩士學位(畢業)論文一本

  3.碩士研究生學位(畢業)檔案:

1)碩士研究生成績單

2)長春理工大學碩士學位論文開題報告評議表

3)長春理工大學研究生學位論文中期考核評價表

4)碩士學位論文評閱書(2位評閱人)

5)長春理工大學碩士學位(畢業)審批表(學術型)

6)研究生論文答辯表決票

五、專業學位碩士人事檔案歸檔范圍

  1.碩士研究生成績單

  2.畢業研究生登記表

  3.長春理工大學碩士學位(畢業)審批表(專業學位)

六、專業學位碩士綜合檔案歸檔范圍

  1.卷內文件目錄

  2.碩士學位(畢業)論文一本

  3.碩士研究生學位(畢業)檔案:

1)碩士研究生成績單

2)長春理工大學碩士學位論文開題報告評議表

3)長春理工大學研究生學位論文中期考核評價表

4)碩士學位論文評閱意見書(2位評閱人)

5)長春理工大學碩士學位(畢業)審批表(專業學位)

6)研究生論文答辯表決票

七、(單證)工程碩士人事檔案歸檔范圍

  1.工程碩士研究生成績單

  2.長春理工大學碩士學位審批表(工程碩士)

八、(單證)工程碩士綜合檔案歸檔范圍

  1.卷內文件目錄

  2.工程碩士學位論文一本

  3.工程碩士研究生學位檔案:

1)工程碩士研究生成績單

2)工程碩士學位論文開題報告

3)工程碩士研究生學位論文中期檢查報告

4)工程碩士研究生學位論文評議書(2位評閱人)

5)長春理工大學碩士學位審批表(工程碩士)

6)研究生論文答辯表決票

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